Review Buku 2

2.2.1        Review Buku 2

              Pengarang  : Ika Widiyanti

Bab 1.   Menyusun Standard Operating Procedure (SOP)

A. Pengertian SOP

     Menurut KBBI, istilah prosedur dapat diartikan sebagai tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas atau metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.

     Berdasarkan pengertian istilah prosedur tersebut, maka Standard Operating Procedure atau SOP merupakan petunjuk bagi pegawai untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan standar yang telah ditetapkan, bagi dunia kerja.

Berikut ini adalah beberapa pengertian SOP :

1.   SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA, 2001).

2.   SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan (FEMA, 1999).

3.   SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah (Lingappan, 2000).

4.   SOP adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan apa yang diisyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari (”Developing Standard Operating Procedures in Wildland Fire Management”, 2003).

       Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa SOP adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus di laksanakan. Implementasi SOP yang  baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang.

B.   Tujuan SOP

1.Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya.

2.      Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staff secara sistematis dan general.

3.      Menghindari “error” dalam proses kerja.

4.      Mempermudah mengetahui terjadinya kegagalan.

5.      Memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses kerja.

6.      Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara sistematis.

C.   Fungsi SOP

     Fungsi SOP adalah untuk mendefinisikan semua konsep dan tekhnik yang penting serta persyaratan yang dibutuhkan, yang ada dalam setiap kegiatan yang dituangkan kedalam suatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh karyawan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Secara rinci, fungsi SOP adalah sebagai berikut :

1.      Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

2.      Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

3.      Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.

4.      Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

5.      Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

D.  Ruang Lingkup SOP

  Ruang lingkup SOP meliputi semua proses yang terjadi dalam suatu perusahaan baik administrasi maupun tindakan langsung, baik internal maupun eksternal perusahaan yang dilaksanakan oleh tiap-tiap unit departemen.

E.  Jenis-Jenis SOP

1.      Berdasarkan sifat kegiatan

a.      SOP Teknis

SOP Teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.

Contoh SOP Teknis adalah : SOP pengujian sampel di Laboraturium, SOP perakitan kendaraan, SOP pengagendaan surat dan SOP pemberian disposisi.

b.      SOP Administratif

SOP administratif  adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. Ciri-ciri SOP Administratif adalah :

1)   Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal.

2)   Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

Contoh SOP Administratif adalah : SOP pelayanan pengujian sampel Laboraturium, SOP pelayanan perawatan kendaraan, SOP penanganan surat masuk dan SOP penyelenggaraan bimbingan teknis.

2.      SOP  Menurut Cakupan dan Besar Kegiatan

a.      SOP Makro

SOP makro merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan sesungguhnya yang dilakukan pelaksana.

Contoh SOP makro : SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP  pengiriman surat.

b.      SOP mikro

SOP mikro merupakan bagian dari sebuah SOP makro atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya. SOP mikro mencerminkan kegiatan yang dilakukan pelaksana.

Contoh SOP mikro : SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat merupakan SOP mikro dari SOP pengelolaan surat.

3.      SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

a.      SOP Final

SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

Contoh : SOP penyusunan pedoman merupakan SOP final dari SOP penyiapan bahan penyusunan pedoman.

b.      SOP Parsial

SOP Parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.

Contoh : SOP penyiapan bahan penyusunan pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP penyusunan pedoman.

4.      SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

a.      SOP Generik

SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif  memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di-SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksananya.

Contoh : SOP pengelolaan keuangan di satker A dan SOP pengelolaan keuangan di satker B memiliki SOP generik : SOP pengelolaan keuangan dengan aktor : KPA, PPK, Bendahara, dan seterusnya.

b.      SOP Spesifik

SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP-kan, tahapan kegiatan, aktor (pelaksana) dan tempat SOP tersebut diterapkan.

Contoh : SOP pelaksanaan publikasi hasil uji laboraturium A pada instansi Z hanya berlaku pada laboraturium A di instansi Z tidak berlaku di laboraturium lainnya meskipun di instansi Z sekalipun.

F.    Simbol-Simbol SOP

       Dalam penyusunan SOP, pemakaian simbol-simbol sangat diperlukan. Pembuatan SOP biasanya berbentuk diagram atau flowchart atau diagram alir. Flowchart biasanya digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak dan memerlukan jawaban “ya” atau “tidak” yang akan memengaruhi sub langkah berikutnya. Flowchart merupakan cara penyajian suatu logaritma.

       Tujuan pembuatan flowchart adalah untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi, dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol standar. Simbol-simbol dalam flowchart dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu sebagai berikut :

1.      Flow Direction Symbols

Flow Direction Symbols disebut juga connecting line yang digunakan untuk menghubungkan simbol satu dengan yang lain.

Simbol	Artinya
	Simbol arus/flow, yaitu menyatakan jalannya arus suatu proses.
	Simbol communication link, yaitu menyatakan transmisi data dari suatu lokasi ke lokasi lain.
	Simbol connector, berfungsi menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama.
	Simbol offiline connector, menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang berbeda.

2.      Processing Symbols

Processing symbols menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses/prosedur.

Simbol	Artinya
	Simbol process, yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh komputer.
	Simbol manual, yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer.
	Simbol decision, yaitu menunjukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban : ya/tidak.
	Simbol predefined process, yaitu menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal.
	Simbol terminal, yaitu menyatakan permulaan atau akhir suatu program.
	Simbol keying operation, menyatakan segala jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai keyboard.
	Simbol offline-strorage, menunjukkan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu.
	Simbol manual input, memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard.

3.      Input/Output symbols

Input/output symbols menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

Simbol	Artinya
	Simbol input/output, menyatakan proses input atau output tanpa tergantung jenis peralatannya.
	Simbol punched card, menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.
	Simbol magnetic tape, menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis.
	Simbol disk storage, menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk.
	Simbol document, mencetak keluaran dalam bentuk dokumen (melalui printer).
	Simbol display, mencetak keluaran dalam layar monitor.

A. Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP

1.      Kemudahan dan kejelasan

Prinsip kemudahan dan kejelasan, dimana prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai.

2.      Efisiensi dan efektifitas

Prinsip efisiensi dan efektifitas adalah prinsip yang harus dimiliki dalam penyusunan SOP, dimana prosedur-prosedur yang di standarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.

3.      Perhatian dan keselarasan

Prinsip perhatian dan keselarasan adalah, dimana prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lainnya yang terkait.

4.      Keterukuran

Prinsip keterukuran menjadi sangat penting dalam penyusunan SOP, sebab output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

5.      Dinamis

Prinsip dinamis, dimana prosedur-prosedur yang distandarkan harus cepat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

6.      Berorientasi pada pengguna (pihak yang dilayani)

Prosedur-prosedur yang di standarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna yang disebut dengan berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani).

7.      Kepatuhan dan kepastian hukum

Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku, serta untuk memperoleh kepastian hukum maka prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati dan dilaksanakan sehingga menjadi instrument untuk melindungi pegawai dari kemungkinan terjadinya tuntutan hukum.

B.   Format SOP

Secara umum, format SOP dibagi menjadi empat jenis, yaitu sebagai berikut :

1.      Langkah sederhana (Simple Steps)

Simple steps adalah bentuk SOP yang paling sederhana. SOP ini digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana dan umumnya kurang dari 10  langkah.

2.      Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)

Hierarchical steps merupakan format pengembangan dari simple steps dan digunakan jika prosedur yang disusun lebih dari 10 langkah. Membutuhkan informasi yang lebih detail tetapi sedikit pengambilan keputusan.

3.      Grafik (graphic)

Grfik merupakan format yang memuat proses kegiatan yang panjang dan spesifik. Format grafik bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksana eksternal organisasi (pemohon).

4.      Diagram alir (flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak(kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti jawaban “ya” atau “tidak” yang akan memengaruhi sub langkah berikutnya.

C.  Anatomi dan Pendokumentasian SOP

Anatomi SOP dan Pendokumentasian SOP memuat hal-hal sebagai berikut :

1.      Identitas SOP

a.       Halaman judul/cover

·         Judul

·         Instansi/Satuan Kerja

·         Tahun Pembuatan

·         Informasi lain yang diperlukan/alamat instansi

b.      Lembar pengesahan dokumen SOP

c.       Daftar Isi

d.      Penjelasan singkat penggunaan

2.      Uraian SOP

a.       Nama SOP, nama prosedur kerja yang di SOP-kan

b.      Satuan kerja/unit kerja

c.       Nomor, nomor prosedur kerja yang di SOP-kan

d.      Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat

e.       Tanggal revisi, tanggal SOP direvisi

f.       Tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan

g.      Pengesahan oleh pejabat yang berwenang

h.      Dasar hukum

i.        Keterkaitan, keterkaitan dengan standar kerja yang lain

j.        Peringatan

k.      Kualisifikasi personel

l.        Peralatan dan perlengkapan

3.      Flowchart

a.       Nomor

b.      Aktivitas

c.       Pelaksana/aktor

d.      Mutu baku berupa :

·         Kelengkapan

·         Waktu

·         Output

e.       Keterangan

D. Teknik Penyusunan SOP

1.      Persiapan penyusunan SOP

a.    Membentuk Tim dan kelengkapannya

     Tim bertugas untuk melakukan identifikasi kebutuhan, mengumpulkan data, melakukan analisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, mengawal penerapan, memonitor dan melakukan evaluasi, melakukan penyempurnaan-penyempurnaan, melakukan hasil-hasil pengembangan mereka kepada pimpinan SOP, dan tugas-tugas lainnya.

b.   Memberikan pelatihan kepada anggota Tim

     Seluruh anggota Tim harus memperoleh pembekalan yang cukup tentang bagaimana menyusun SOP agar mereka melakukan tugasnya dengan baik.

c.    Sosialisasi SOP keseluruh unit

     Untuk mengetahui adanya perubahan yang dilakukan suatu perusahaan, maka sosialisasi sangat penting terutama bagi pimpinan.

2.      Penilaian kebutuhan SOP

Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun.

a.    Tujuan penilaian kebutuhan SOP

Tujuan penilaian kebutuhan SOP adalah untuk mengidentifikasi ruang lingkup, format dan jumlah SOP yang diperlukan.

b.    Aspek-aspek penilaian kebutuhan SOP

1)      Lingkungan operasional

·         Faktor internal meliputi komposisi unit-unit kerja, jumlah pegawai, jumlah jenis kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi, sumber-sumber daya yang dibutuhkan, sarana dan prasarana.

·         Faktor eksternal meliputi tuntutan dan keinginan stakeholders, hubungan dengan berbagai lembaga/organisasi lain, baik pemerintah maupun swasta, baik dalam maupun luar negeri, serta berbagai bentuk jejaring kerja.

2)      Kebijakan

Kebijakan disini maksudnya peraturan, seperti kebijakan perusahaan pada SOP lingkungan perusahaan atau organisasi.

3)      Kebutuhan organisasi dan stakeholders

Penilaian kebutuhan organisasi dan stakeholders berkaitan erat dengan prioritas terhadap prosedur-prosedur yang mendesak untuk segera distandarkan. Kebutuhan mendesak dapat terjadi karena perubahan struktur organisasi atau perubahan yang terjadi pada sarana dan prasarana yang dimiliki.

c.    Langkah-langkah penilaian kebutuhan

·         Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan

·         Melakukan penilaian kebutuhan

·         Membuat daftar SOP yang akan disusun/disempurnakan

3.      Penyusunan SOP

Penyusunan SOP pada dasarnya meliputi lima tahapan proses kegiatan secara berurutan yang dapat digambarkan pada skema berikut :

                                                                                                                                                                          

Penjelasan dari setiap tahapan penyusunan SOP diuraikan sebagai berikut  :

a.       Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif  SOP

Beberapa teknik yang digunakan dalam penyusunan SOP, yaitu :

1)      Teknik Brainstorming

2)      Teknik focus Group Discussion (FGD)

3)      Teknik Wawancara

4)      Teknik Survei

5)      Teknik Benchmark

6)      Telaah Dokumen

b.      Analisis dan pemilihan alternatif

Setelah berbagai informasi terkumpul, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap alternatif-alternatif  yang berhasil diidentifikasi untuk dibuat SOP.

c.       Penulisan SOP

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam penulisan SOP, yaitu :

1.      Jenis SOP

2.      Format SOP

3.      Prinsip-prinsip penyusunan SOP

4.      Anatomi dan pendokumentasian SOP

5.      Tingkatan kerincian/Detail

6.      Monitoring

d.      Pengujuan dan Review SOP

Langkah-langkah pengujian dan review SOP adalah sebagai berikut :

1.      Rancangan

2.      Simulasi

3.      Penyempurnaan

4.      Persiapan uji coba

5.      Uji coba

6.      Review

e.       Pengesahan SOP

Pengesahan SOP dilakukan oleh pejabat yang memilikiwewenang dalam penetapan SOP.

Bab.2   Manajemen Waktu

A.    Pengertian Pengelolaan atau Manajemen Waktu

Pengertian manajemen waktu menurut beberapa para ahli :

·         Forsyth

Manajemen waktu adalah cara bagaimana membuat waktu menjadi terkendali sehingga menjamin terciptanya sebuah efektifitas dan efisiensi juga produktifitas.

·         Orr

Manajemen waktu adalah sebagai kemampuan menggunakan waktu secara efektif dan efisien untuk memperoleh manfaat yang maksimal.

·         Atkinson

Manajemen waktu adalah sebagai suatu jenis keterampilan yang berkaitan dengan segala bentuk upaya dan tindakan seorang individu yang dilakukan secara terencana agar individu tersebut dapat memanfaatkan waktu dengan sebaik-baiknya.

Dari beberapa uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu adalah suatu kemampuan individu dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien sehingga tercapai produktifitas yang maksimal.  Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan. Sedangkan efisien berarti berarti bahwa tugas yang dilaksanakan secara benar, terorganisir dan sesuai dengan jadwal.

B.     Fungsi dan Tujuan Manajemen Waktu

fungsi dan tujuan manajemen waktu adalah sebagai berikut :

1.      Membantu kita membuat prioritas.

2.      Mengurangi kecenderungan untuk menunda.

3.      Membantu menghindari “tabrakan waktu”.

4.      Memberi kebebasan dan kendali,

5.      Membantu menghindari perasaan bersalah.

6.      Membantu mengevaluasi kemajuan.

C.     Efek Manajemen Waktu

  Orr dan Tracy mengatakan bahwa efek-efek manajemen waktu dibagi menjadi 10 macam, yaitu :

1.      Dapat meningkatkan keteraturan hidup, percaya diri dan disiplin.

2.      Dapat meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja.

3.      Dapat meningkatkan penghasilan pada tiap individu.

4.      Dapat meningkatkan kepuasan kerja pada individu.

5.      Dapat mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjaan.

6.      Dapat mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu.

7.      Menurunnya tingkat stress pada individu.

8.      Dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan memperoleh prestasi kerja yang baik.

9.      Dapat meningkatkan kecepatan kerja.

10.  Dapat meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja.

  Sedangkan Forsyth mengemukakan bahwa dampak dari penggunaan manajemen waktu adalah sebagai berikut :

1.      Memiliki prioritas yang jelas dalam bekerja.

2.      Dapat mengurangi keterlambatan dan kesalahan dalam bekerja.

3.      Dapat tepat waktu dalam melakukan suatu pekerjaan.

4.      Memiliki kemampuan untuk tetap berkonsentrasi terhadap pekerjaan sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja yang baik.

5.      Dapat melatih kebiasaan disiplin untuk hal-hal yang berhubungan dengan waktu sehingga pekerjaan yang dilakukan akan lebih efisien.

D.    Aspek-Aspek Manajemen Waktu

Menurut Atkinson , aspek-aspek dalam manajemen waktu adalah sebagai berikut :

1.      Menetapkan tujuan

Menetapkan tujuan dapat membantu individu untuk memfokuskan perhatian kearah tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan merencanakan sesuatu yang harus dikerjakan dalam batasan waktu yang tersedia sehingga dapat mencapai target yang diinginkan.

2.      Menyusun prioritas

Urutan prioritas dibuat berdasarkan peringkat, yaitu dari prioritas yang tinggi sampai dengan prioritas yang terendah. Hal tersebut dikarenakan waktu yang tersedia terbatas dan tidak semua pekerjaan memiliki nilai kepentingan yang sama.

3.      Menyusun jadwal

Menurut Taylor, fungsi dari pembuatan jadwal adalah agar individu dapat menghindari bentrokan kegiatan, menghindari kealpaan, dan mengurangi ketergesaan.

4.      Bersikap asertif

Bersikap asertif yaitu mampu mengekspresikan diri dengan penuh percaya diri dan secara langsung dan penuh dengan jujur, jelas, sopan santun dan tidak mengganggu hak orang lain.

5.      Menghindari penundaan

Jika terjadi penundaan dalam menjalankan tugas dapat menyebabkan ketidakberhasilan dalam menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya, kemudian merusak jadwal kegiatan yang telah disusun dan mengganggu tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

6.      Meminimumkan waktu yang terbuang

Kegiatan yang memboroskan waktu merupakan segala bentuk kegiatan baik pasif maupun aktif yang dilakukan secara berlebihan serta diluar jadwal dan perencanaan. Maka dari itu kita perlu meminimumkan waktu yang tebuang dengan cara mengidentifikasi sumber-sumber pemborosan waktu dan memperkirakan berapa persen waktu dalam sehari yang terbuang untuk kemudian mengambil tindakan guna mengendalikan kegiatan-kegiatan yang menyita waktu.

Canfield juga mengemukakan bahwa aspek-aspek manajemen waktu mencakup hal-hal sebagai berikut :

1.      Perencanaan

Perencanaaan diperlukan untuk membuat seseorang tetap pada pilihannya untuk menyeleksi pekerjaan yang ada dengan didorong oleh tekad yang kuat untuk menyelesaikan tugas sampai tuntas.

2.      Menetapkan prioritas

Menentukan prioritas berarti seseorang berusaha untuk menentukan dari sekian banyak hal yang harus dikerjakan dan mana yang perlu didahulukan berdasarkan tingkat kepentingannya.

3.      Melakukan delegasi

Martin dan Osborne mengemukakan bahwa delegasi artinya menyerahkan suatu pekerjaan kepada orang lain yang dinilai lebih tepat dan dapat menyelesaikan suatu pekerjaan tersebut sehingga waktu yang kita miliki lebih efisien.

4.      Disiplin diri

Disiplin diri akan mengarahkan individu untuk berorientasi pada tugasnya sendiri dan menghindarkan diri dari hal-hal yang bisa menghambat penyelesaian tugas.

E.     Faktor-Faktor yang Memengaruhi Manajemen Waktu

Srijanti mengemukakan bahwa faktor-faktor yang dapat memengaruhi manajemen waktu adalah sebagai berikut :

1.      Adanya target yang jelas

2.      Adanya prioritas kerja

3.      Penundaan pekerjaan

4.      Pendelegasian tugas

5.      Penataan ruang kerja

F.      Prinsip-Prinsip Manajemen Waktu

1.      Menyusun rencana

Apabila kita menjalankan hari ini tanpa ada gambaran dan tidak tahu bagaimana cara mengerjakannya, kita hanya membuang-buang waktu saja. Maka dari itu perlu menyusun rencana agar dapat mengelola waktu dengan  baik.

2.      Fokus

Kita tidak boleh mengerjakan pekerjaan dalam waktu bersamaan, karena itu akan menjadi beban dan belum tentu hasilnya bagus. Maka buatlah skala prioritas apabila kita harus menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam kurun waktu bersamaan.

3.      Hindari interupsi

Dua hal yang menjadi interupsi saat ini adalah telepon dan e-mail. Tentu saja ini tidak bisa dihindarkan. Maka cara menanganinya adalah :

·        Jawab telepon hanya dari orang yang berkepentingan saja pada saat kita fokus bekerja.

·        Cek e-mail disaat-saat tertentu saja.

G.    Teknik Manajemen Waktu

Agar manajemen waktu dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka ada beberapa teknik yang digunakan yaitu sebagai berikut :

1.      Teknik manajemen waktu berdasarkan skala prioritas

a.      Menentukan skala prioritas

Ketika membuat skala prioritas, kita harus mengurutkan terlebih dahulu dari yang paling penting dan medesak, hingga yang tidak mendesak sama sekali. Ada empat criteria skala prioritas, yaitu sebagai berikut :

1)   Mendesak dan penting  (Urgent and Important)

Pekerjaan yang penting dan mendesak harus diprioritaskan untuk diselesaikan lebih dulu. Contohnya mengantar keluarga yang kecelakaan kerumah sakit.

2)   Penting (Not Urgent but Important)

Pekerjaan dengan prioritas seperti ini, sebaiknya disikapi dengan menjadwalkan pekerjaan kembali. Kegiatan ini mencakup kegiatan-kegiatan penting yang dapat dilakukan secara bertahap, rutin dan terjadwal sehingga apabila muncul kegiatan darurat, tidak akan terlalu mengganggu pencapaian target-target lainnya. Contohnya relaksasi, mengerjakan tugas lebih awal, olahraga terjadwal dan sebagainya.

3)   Mendesak (Urgent but Not Important)

Pekerjaan ini kadang dating dari orang diluar lingkungan kerja anda. Misalnya mereka minta bantuan anda. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan yang tidak penting namun terpaksa dilakukan. Contohnya menerima tamu dan menemani tamu, mengantar adik, menemani teman dan sebagainya.

4)   Tidak mendesak dan tidak penting (Not Urgent and Not Important)

Pekerjaan seperti ini sebaiknya dihindari. Kegiatan ini adalah kegiatan yang dilakukan secara berlebihan dan mengakibatkan tingkat kepentingannya rendah. Contohnya menonton televise dan tidur secara berlebihan.

b.      Langkah-langkah menyusun prioritas

Ada beberapa langkah dalam menyusun prioritas, yaitu sebagai berikut :

1)      Periksa kembali tujuan-tujuan besar dalam hidup anda beserta target waktu pencapaiannya. Contohnya 1 tahun, 3 tahun,  atau 5 tahun ke depan.

2)      Pencapaian tujuan-tujuan besar dapat dipecah menjadi tujuan-tujuan kecil yang dikerjakan secara bertahap.

2.      Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi

Delegasi adalah pemberian otorisasi atau kekuasaan formal dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi pribadi setiap tugas-tugas organisasi.

Unsur-unsur yang menyangkut delegasi antara lain sebagai berikut :

a.      Apa yang diberi didelegasikan

b.      Saling terbuka antara diberi delegasi dan menerima delegasi

c.      Transparansi tentang delegasi

d.     Ada harapan yang diserahi delegasi

e.      Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya

f.       Pengawasan yang wajar

g.      Orang yang diserahi delegasi

Ada empat hal yang harus diperhatikan dalam proses delegasi, antara lain sebagai berikut :

1.    Dalam pemberian suatu delegasi kekuasaan atau tugas haruslah dibarengi dengan pemberian tanggung jawab.

2.    Kekuasaan yang didelegasikan harus kepada orang yang tepat baik dari segi kualisifikasi maupun segi fisik.

3.    Mendelegasikan kekuasaan pada seseorang juga harus dibarengi dengan pemberian motivasi.

4.    Pimpinan yang mendelegasikan kekuasaannya harus membimbing dan mengawasi orang yang menerima delegasi tersebut.

Dengan demikian pendelegasian kekuasaan mempunya manfaat ganda, diantaranya sebagai berikut :

1.    Pimpinan dapat lebih fokus pada tujuan dan pekerjaan pokoknya

2.    Putusan dapat dibuat dengan lebih cepat dan tepat

3.    Inisiatif dan tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi

4.    Mendidik dan mengembangkan bawahan sehingga mampu diberi beban tugas yang lebih besar.

3.      Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Asertif

Dalam bersikap asertif,  seseorang dituntun untuk bersikap jujur terhadap dirinya dan jujur pula dalam mengekspresikan perasaan, pendapat dan kebutuhan secara proporsional, tanpa ada maksud untuk memanipulasi, memanfaatkan atau merugikan pihak lain.

Ada beberapa strategi waktu asertif yang berguna dalam menanggapi situasi yang cenderung menjadi konflik , yaitu sebagai berikut :

a.      Memberikan umpan balik

b.      Meminta umpan balik dari orang lain

c.      Menentukan batasan

d.     Membuat permintaan

e.      Berlaku persisten

f.       Membingkai kembali

g.      Mengabaikan provokasi

h.      Merespon kritik

H.    Evaluasi Penggunaan Waktu

Mengevaluasi waktu berarti kita akan mengevaluasi hal-hal yang telah dan kelak akan dilakukan. Dengan melakukan evaluasi manajemen waktu, kita dapat mengenali bagaimana penggunaan waktu dalam sehari sehingga dapat menemukan hal-hal mana saja yang menurut kita berlebihan porsi waktunya dan mana yang kekurangan porsinya.

I.       Faktor Penghambat Pengelolaan Waktu

Kadang kala rencana kita tidak berjalan sebagaimana mestinya. Sering muncul hal-hal penting atau tidak penting yang menghambat kelancaran pengelolaan waktu, faktor-faktor tersebut antara lain :

1.      Mengerjakan pekerjaan yang disukai terlebih dahulu terutama pada waktu puncak, baru menyelesaikan pekerjaan yang kurang diminati.

2.      Mengerjakan pekerjaan yang mudah terlebih dahulu pada waktu puncak, dan mengerjakan pekerjaan yang sulit pada waktu lembah.

3.      Mengerjakan pekerjaan darurat/mendesak sebelum mengerjakan pekerjaan penting.

4.      Menunda-nunda pelaksanaan pekerjaan hingga mendekati batas waktu

5.      Menyusun skala prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya.

6.      Terperangkap memenuhi tuntutan yang mendesak dan memaksa.

Bab 3.   Otomatisasi Administrasi Perkantoran

A.    Pengertian Otomatisasi Perkantoran

       Otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Berikut ini adalah konsep dari otomatisasi kantor :

1.    Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2.    Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3.    Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4.    Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

5.    Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

B.     Tujuan Otomatisasi Perkantoran

       Otomatisasi kantor mempunyai tujuan secara umum, diantaranya sebagai berikut :

1.      Penggabungan dan penerapan teknologi

2.      Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor

3.      Memningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan

4.      Memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah

5.      Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

       Akan tetapi otomatisasi kantor mempunyai tujuan yang lebih spesifik untuk masa kini, yaitu sebagai berikut :

1.      Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya

2.      Komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah

3.      Pemecahan masalah kelompok atau tim

4.      Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok

5.      Dapat digunakan sebagai pelengkap, bukan pengganti

6.      Sebagai suatu cara berkomunikasi bisnis

C.     Manfaat Otomatisasi Perkantoran

       Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi kantor, yaitu sebagai berikut :

1.      Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat

2.      Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar

3.      Memerlukan sedikit tempat untuk menimpan data

4.      Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

D.    Dampak Otomatisasi Perkantoran

       Otomatisasi perkantoran tidak dapat dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis.

Penggunaan otomatisasi pada penjelasan diatas tentu saja akan menimbulkan beberapa dampak, seperti berikut ini :

1.      Dampak Terhadap Pekerja dan Pekerjaan

      Teknologi dapat menyebabkan pengangguran dan menciptakan pekerjaan baru. Misalnya telepon jarak jauh tidak membutuhkan operator, tapi jumlah pegawai perusahaan telekomunikasi meningkat karena jumlah telepon yang harus  ditangani meningkat. Pegawai yang bekerja dengan mesin, harus memiliki keahlian tertentu.

a.      Angkatan kerja wanita

Wanita yang bekerja terus meningkat. Tahun 1970, 40% pekerja industry adalah wanita, menyebabkan pria pension lebih cepat dan anak laki-laki harus sekolah lebih tinggi. Wanita lebih banyak paruh waktu, sehingga banyak lowongan bagi pekerja paruh waktu.

b.      Pekerja professional dan teknis

Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk dan pendapatan membutuhkan banyak pekerja professional dan teknis.

c.      Manajer dan administrator

Perubahan organisasi menyebabkan gaji manajer naik. Manajer terlatih dibutuhkan untuk program litbang dan membuat keputusan dengan teknologi. 60% pekerja tidak secara langsung memproduksi barang. Rasio manajer dan buruh adalah 5 banding 7.

d.     Pegawai administrasi

Pegawai administrasi merupakan posisi yang terus meningkat. Ini karena meningkatnya industri jasa dan mereka tidak terkena dampak otomatisasi.

2.      Dampak Terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

      Perubahan struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu, lowongan kerja hanya diberikan kepada mereka yang memiliki pendidikan formal. Akibatnya, peluang kerja bagi nonsarjana terbatas, terjadi pengangguran, dan ketidakpuasan pekerja yang merasa pendidikannya lebih tinggi dari persyaratan kerja.

3.      Dampak Terhadap Manajemen Menengah

      Dampak manajemen menengah dalam perusahaan mencakup berbagai pekerjaan yang berbeda dengan perusahaan lain. Manajemen menengah terdiri dari semua manajer yang berada dibawah tingkat pengambilan kebijakan.

Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang dengan adanya komputer. Pertama, keputusan manajerial pada tingkatan ini terlalu jauh dari analisis mekanik. Kedua, adanya peralatan otomatisasi yang membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti bahwa peralatan tersebut akan digunakan.

4.      Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

      Adanya otomatisasi membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer dikantor pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data keseluruh dunia.

E.     Pengguna Otomatisasi Kantor

       Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatisasi kantor, yaitu sebagai berikut :

1.      Manajer

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2.      Professional

Professional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya(misalnya pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3.      Sekretaris

Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.      Pegawai administrasi

Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

F.      Penggunaan Peralatan dalam Otomatisasi Kantor

       Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1.      Dilihat dari tenaga penggeraknya

a.      Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia

b.      Mesin listrik (elektrik) yaitu mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik atau batrai.

2.      Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya

a.      Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya

b.      Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.

3.      Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor

a.      Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya adalah mesin tulis, mesin dikte, mesin penomor, dan asahan penulis.

b.      Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan diantaranya adalah pembuka surat, mesin penjilid, pemotong kertas dan pencatat uang kas.

c.      Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan diantaranya adalah mesin jumlah, mesin hitung dan komputer.

d.     Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan diantaranya mesin stensil, mesin stensil spiritus, mesin fotocopy, mesin offset dan berbagai mesin cetak.

e.      Mesin-mesin untuk mengirimkan bahan keterangan diantaranya adalah telepon dan interphone, teleprinter, dan facsimile.

f.       Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan diantaranya adalah microfilm, penghancur kertas, dan pelubang kertas/kartu.

G.    Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

1.      Pengolah Kata (word Processing)

Pengolah kata merupakan penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen, baik yang ditik maupun yang dicetak.

2.      Surat Elektronik (electronic mail)

Surat elektronik merupakan penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pengguna untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

3.      Voice Mail

Voice mail merupakan pengiriman pesan yang dilakukan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon. Pesan yang telah masuk ke voice mail dapat didengar kembali dengan cara menghubungi nomor voice mail menggunakan telepon.

4.      Kalender Elektronik (Electronic Calendering)

Kalender elektronik merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan menyusun agenda acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik hanya menyusun terjadinya komunikasi, bukan untuk mengomunikasikan informasi.

5.      Konferensi Audio (Audio Conferencing)

Konferensi audio merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio dengan orang-orang yang tersebar secara geogrsfis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Keuntungan konferensi audio adalah sebagai berikut :

a.       Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan

b.      Orang-orang merasa santai berbicara di telepon

c.       Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6.      Konverensi Video

Konferensi video merupakan penggunaan peralatan televise yang mengirim dan menerima sinyal audio dan video untuk menghubungkan para peserta konferebsi yang tersebar secara geografis. Dengan adanya konferensi video, orang yang berada di suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang lain yang berada di lokasi berbeda.

Ada tiga konfigurasi yang umum digunakan, yaitu :

·         Video satu arah dan audio satu arah.

·         Video satu arah dan audio dua arah.

·         Video dan audio dua arah.

7.      Konferensi Komputer (computer conferencing)

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

8.      Transmisi Faksimile/FAK (Faximile Transmission)

Transmisi facsimile merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain.

9.       Videotext

Video text  merupakan penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT.

10.   Pencitraan (Imaging)

Pencitraan merupakan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder.

11.  Desktop Publishing (DTP)

Desktop publishing merupakan penggunaan komputer dan perangkat lunak untuk membuat tampilan visual dari ide dan informasi dalam output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan dengan typesetting.

H.    Penerapan Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran dengan Virtual Office

       Sebuah kantor virtual adalah kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis.

1.      Tahap-Tahap Penerapan Otomatisasi Kantor

Dalam penerapan otomatisasi kantor, ada beberapa tahap yang penting untuk diperhatikan seperti berikut :

a.      Tradisional, penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telepon dan lainnya.

b.      Transisional, ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik sera dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi berbasis komputer.  Contohnya pembuatan database.

c.      Transformasional, merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT). Contohnya teleconference, videoconference dan lainnya.

2.      Cara Menerapkan (Virtual Office)

Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai berikut :

a.      Menyediakan sumber daya komputer

b.      Menyediakan sarana akses kesumber daya informasi

c.      Menyediakan perlengkapan nonkomputer

d.     Menyiapkan sarana telepon yang dapat dialihkan

e.      Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

f.       Membuat jadwal pertemuan regular

g.      Melaksanakan urutan-urutan pekerjaan secara teratur

3.      Manfaat Menerapkan Kantor Virtual dalam Bisnis

a.       Lebih fleksibel

b.      Hemat biaya

c.       Banyak pilihan pekerjaan

d.      Penghasilan tak terbatas

e.       Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

4.      Keuntungan dan Kerugian Kantor Virtual

              Berikut ini adalah beberapa keuntungan kantor virtual :

a.      Pengurangan biaya fasilitas

b.      Pengurangan biaya peralatan

c.      Jaringan komunikasi formal

d.     Pengurangan penghentian kerja

e.      Kontribusi sosial

Selain keuntungan diatas, kantor virtual juga memiliki kerugian yaitu sebagai berikut :

a.    Rasa tidak memiliki

b.    Takut kehilangan pekerjaan

c.    Semangat kerja yang rendah

d.   Ketegangan keluarga

2.2.2       Kelebihan dan Kelemahan Buku 2

            Adapun yang menjadi kelebihan pada buku 2, yaitu sebagai berikut :

·      Secara fisik penampilan buku menarik

·      Materi dalam review buku 2 tidak terlalu banyak

            Selain kelebihan diatas, kelemahan yang terdapat pada buku 2 yaitu sebagai berikut :

·      Materi pada setiap bab dalam buku ini kurang bisa dipahami

·      Banyak menggunakan kata-kata  yang sulit dimengerti

·      Ada juga beberapa penjelasan yang tidak terlalu penting untuk dipaparkan

·      Sedikit mengemukakan definisi para ahli

2.2.3        Kesimpulan

Dari kelebihan dan kelemahan diatas, dapat disimpulkan bahwa materi pada buku 2 kurang menarik, banyak kata-kata yang terbelit maka sulit untuk dipahami. Sedikit mencantumkan nama-nama para ahli sehingga kurangnya pengetahuan. 

Penutup

3.1.1       Kesimpulan

            Adapun yang menjadi kesimpulan pada review buku 1 dan buku 2 yaitu :

1.      Dapat disimpulkan bahwa materi pada buku 1  terlalu banyak, walaupun demikian kalimatnya mudah dipahami. Tetapi, sulit untuk menghafal nama-nama para ahli dan isi definisinya yang ada didalam materi .

2.      Dapat disimpulkan bahwa materi pada buku 2  kurang menarik, banyak kata-kata yang terbelit maka sulit untuk dipahami. Sedikit mencantumkan nama-nama para ahli sehingga kurangnya pengetahuan. 

Daftar Pustaka

Widiyanti,Ika. 2014. Administrasi Perkantoran 2 Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. Jakarta: Yudhistira

R, Sri Endang dkk. 2013. Pengantar Administrasi Perkantoran 2 Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. Jakarta: Erlangga