Review Buku 1

BAB 2

PEMBAHASAN

2.1.1   REVIEW BUKU 1

Pengarang : Sri Endang R.

               Sri Mulyani

               Suyetty      

Bab 1 . Standard Operating Procedure (SOP)

A.    Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)

Jika diartikan perkata, standard (standar) artinya adalah ukuran tertentu yang dipakai sebagai patokan. Dalam Administrasi Perkantoran, operating (operasional) berkaitan dengan kegiatan atau aktifitas kerja. Sedangkan procedure (prosedur) adalah tahapan atau rincian yang berhubungan dengan proses pekerjaan.

Jika digabungkan, SOP merupakan rangkaian tata pelaksanaan kerja yang diatur secara berurutan sehingga terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam menyelesaikan suatu pekerjaan .

Berikut ini adalah pengertian SOP yang dikemukakan oleh para ahli, yaitu :

·         William Wand Donald and Paul H.Schwartz

Dalam bukunya yang berjudul Standard Operating Procedure (SOP) for Research in Weed Science Weed Technology (1995), ia mengemukakan bahwa SOP adalah perumusan dari prosedur yang digunakan secara berulang-ulang dalam ukuran yang spesifik atau sebagai suatu contoh yang berisi cara mengerjakan sesuatu.

·         Gareth R. Jones

Dalam bukunya yang berjudul Organizational Theory,Text, and Cases (2001), ia mengemukakan bahwa SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu mengontrol perilaku anggota organisasi. SOP mengatur cara pekerja untuk melakukan peran keorganisasiannya secara terus-menerus dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab organisasi.

·         Istyadi Insani

Dalam Kebijakan Prosedur Operasi Standar Administrasi Pemerintahan di Indonesia (2010), ia mengemukakan SOP adalah petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat tahapan pelaksanaan tugas, pekerjaan atau kegiatan.

·         Tjipto admoko

SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kerja instansi pemerintah berdasarkan indicator teknis,administratif,dan procedural sesuai tata kerja,prosedur kerja dan system kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

·         International Organization for Standarization (ISO) 2001 Tentang Manajemen Mutu

SOP merupakan kehidupan dari sistem manajemen yang berfungsi sebagai pedoman, prosedur dan instruksi kerja.

Berdasarkan beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu pedoman yang mengatur tahapan sesuai proses ataupun prosedur pekerjaan tertentu yang bersifat rutin,tetap,tidak berubah-ubah, dan dituangkan menjadi dokumen tertulis yang dapat diakses oleh setiap karyawan yang dijadikan standar untuk pelaksanaan prosedur kerja.

Beberapa istilah lain terkait SOP yang perlu anda ketahui adalah sebagai berikut:

·         Standar Prosedur Operasi (SPO), merupakan terjemahan istilah SOP yang biasa digunakan pada bidang perkebunan.

·         Prosedur Operasi Standar (POS), merupakan terjemahan istilah SOP yang biasa digunakan pada bidang keagamaan.

·         Standar Operasional Buku (SOB), merupakan terjemahan istilah SOP yang biasa digunakan pada bidang industry.

·         Prosedur Tetap (Protap), merupakan istilah umum dalam birokrasi pemerintahan, khususnya di lingkungan militer dan kepolisian.

B.     Tujuan Penyusunan SOP

Adapun tujuan penyusunan SOP adalah sebagai berikut :

1.      Karyawan dapat bekerja dengan konsisten pada setiap unit kerjanya.

2.      Karyawan dapat mengetahui peran dan fungsinya pada setiap posisi dalam organisasi atau perusahaan dengan benar.

3.      Memperjelas alur tugas,wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan.

4.      Melindungi perusahaan dan karyawan dari kesalahan operasional jalannya organisasi.

5.      Menghindari kesalahan, kegagalan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.

Agar SOP dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat, ada hal-hal yang harus diberhatikan, yaitu sebagai berikut :

1.      SOP terdokumentasi dengan baik.

2.      Memiliki jaringan di setiap unit kerja atau divisi yang ada dalam setiap perusahaan.

3.      Ada pernyataan dari selurruh karyawan, mulai dari jajaran direksi hingga karyawan tingkat bawah, untuk berkomitmen mematuhi dan menjalankan SOP.

C.     Fungsi SOP

Sebagai acuan kerja, SOP memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai berikut:

1.      Memperjelas dan melancarkan pekerjaan dari setiap unit kerja sesuai prosedur kerja.

2.      Karyawan lebih disiplin, mandiri, konsisten dalam bekerja dan tidak tergantung kepada pimpinan.

3.      Sebagai landasan hokum jika terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam melaksanakan tugas.

4.      Karyawan lebih percaya diri dan mandiri sehingga tahu apa yang harus dikerjakan tanpa harus ada intervensi dari pimpinan.

5.      Membantu evaluasi setiap proses operasional perusahaan.

6.      Acuan tertulis dalam menetapkan kebijakan perusahaan.

7.      Pedoman untuk mengambil keputusan dan validasi rangkaian kegiatan dalam organisasi.

D.    Jenis-Jenis SOP dalam Administrasi Perkantoran

Dalam administrasi perkantoran,SOP dibagi berdasarkan kegiatan, besar kegiatan, kelengkapan kegiatan dan jenis kegiatan.

1.      BERDASARKAN KEGIATAN

a.       SOP Administratif

SOP administratif adalah prosedur operasi standar untuk pekerjaan yang bersifat administrative, yaitu pekerjaan yang sifatnya umum (tidak detail), melibatkan banyak orang, atau dilaksanakan oleh lebih dari satu orang dan banyak digunakan dalam perusahaan.

Beberapa hal yang terdapat dalam SOP administratif, antara lain rencana proyek, rencana manajemen, penetapan kebutuhan organisasi, perkembangan informasi dalam rekaman pengolahan, validasi data yang lengkap dan prosedur penyesuaian suatu perusahaan atau kantor tertentu.

Terdapat lima unsur dalam penyusunan SOP, adalah sebagai berikut :

1)      Halaman judul

2)      Daftar isi

3)      Prosedur

4)      Pemeriksaan atau pengontrolan

5)      Referensi

Bagian-bagian prosedur dalam SOP, yaitu sebagai berikut :

a)      Tujuan, yaitu berisi identifikasi yang akan dicapai.

b)      Cakupan, berisi identifikasi jangkauan prosedur yang akan digunakan.

c)      Abstrak, berisi ringkasan yang di format singkat dari keseluruan prosedur.

d)     Definisi atau daftar istilah, berisi kata khusus yang digunakan, singkatan atau akronim yang memiliki arti khusus, dan definisi dari frasa yang digunakan.

e)      Penanggung jawab, berisi penjelasan tentang siapa yang bertanggung jawab dalam tugas, situasi, dan tempat tertentu.

f)       Metode, berisi bagian yang mengidentifikasi semua langkah-langkah terkait dengan prosedur yang dibutuhkan.

g)      Criteria atau daftar aktifitas.

h)      Manajemen penyimpanan atau perekaman data.

Bagian pemeriksaan dan pengontrolan dalam SOP administratif, yaitu sebagai berikut:

a)      Deskripsi tentang persiapan sesuai dengan prosedur pengontrolan, seperti penyesuaian, penghitungan ulang dan identifikasi ulang.

b)      Deskripsi berapa kali hasil proses diskusi mengenai tujuan.

c)      Memberikan gambaran mengenai keterbatasan data dan tindakan.

d)     Memberikan gambaran hasil dari pengawasan.

Referensi dalam SOP administratif berisi tentang hal-hal sebagai berikut :

a)      Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedur SOP

b)      Buku acuan yang digunakan

c)      Metode-metode dan literatur yang di tulis sesuai kaidah yang berlaku.

d)     SOP sesuai kaidah yang berlaku.

e)      Pengambilan kalimat (kutipan) kalimat yang panjang disisipkan dalam lembar lain agar tetap mudah dibaca dan di akses.

b.     SOP Teknis

      SOP teknis adalah prosedur operasi standar yang tercatat dan diuraikan secara detail, rinci dan teliti serta menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja untuk berbagai aktifitas di perusahaan sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain.SOP teknis biasanya berisi instruksi dan diterapkan dalam pekerjaan bidang keuangan, kearsipan, dokumentasi, laboraturium, kedokteran, layanan masyarakat dan kepegawaian.

Contohnya SOP pengagendaan surat, SOP pemberian disposisi, dan SOP pengoperasian komputer.

            Beberapa hal yang harus diperhatikan terkait SOP teknis adalah sebagai berikut :

1)      Umumnya berisi instruksi.

2)      Dibutuhkan untuk mengukur aktifitas data.

3)      Membutuhkan langkah khusus untuk mencapai tujuan,koordinasi,laporan dan rekaman.

4)      Setiap aktifitas harus sesuai dengan gambaran kerja, meskipun formatnya dapat di modifikasi, dikurangi atau diperluas.

Lima hal yang harus ada dalam SOP adalah sebagai berikut :

1)      Halaman judul

2)      Daftar isi

3)      Prosedur

4)      Pengontrolan

5)      Referensi

Bagian-bagian prosedur dalam SOP teknis adalah sebagai berikut :

a)      Jangkauan dan ketergunaan, menjelaskan tujuan, dan cara pengaturan syarat prosedur

b)      Abstraksi, merupakan kesimpulan prosedur.

c)      Definisi, yang berisi singkatan, identifikasi singkatan atau terminology yang digunakan.

d)     Kesehatan dan keselamatan.

e)      Peringatan, menggambarkan kegiatan yang di didalamnya mungkin terjadi salah percobaan atau peralatan tertentu mengalami kerusakan.

f)       Gangguan, menggambarkan segi ketelitian atau adanya beberapa bagian dari proses yang mungkin terganggu.

g)      Tanggung jawab individu, berisi cara individu bertanggung jawab terhadap tugas yang wajib dikerjakan.

h)      Peralatan dan persediaan, berisi materi, peralatan, daftar dan spesifikasi.

i)        Metode, berisi cara untuk menentukan langkah yang dibutuhkan.

j)        Pengaturan data, yang menjadi dasar untuk penentuan perincian data yang sudah di proses sebelumnya.

          Bagian pengontrolan berisi hal-hal sebagai berikut :

a)      Deskripsi persiapan sesuai dengan prosedur pengontrolan, seperti penyesuaian, penghitungan ulang dan identifikasi ulang.

b)      Deskripsi hasil proses diskusi mengenai tujuan.

c)      Gambaran keterbatasan data dan tindakan.

d)     Gambaran hasil pengawasan.

Bagian referensi berisi tentang hal-hal sebagai berikut :

a)      Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedurnya.

b)      Buku acuan yang digunakan.

c)      Metode dan literature ditulis sesuai dengan kaidah yang berlaku.

d)     SOP sesuai dengan kaidh yang berlaku.

e)      Agar tetap mudah dibaca dan di akses, sisipkan kutipan dilembar lain.

2.      BERDASARKAN BESAR KEGIATAN    

a.   SOP Makro

     Yaitu integrasi dari beberapa SOP yang lebih kecil (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dan tidak menggambarkan kegiatan yang real dilakukan oleh pelaksana.

Contohnya adalah SOP pengolahan surat.

b.  SOP Mikro

      Yaitu merupakan gambaran kegiatan dari bagian yang lebih besar (makro) dan disebut sebagai sub atau bagian SOP.

Contohnya adalah SOP pengiriman surat.

3.      BERDASARKAN KELENGKAPAN KEGIATAN

a.    SOP Final

      Yaitu SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir digunakan untuk produk kerja.

                                 Contohnya :

·         SOP penyusunan pedoman merupakan SOP final dari SOP penyiapan bahan penyusunan pedoman.

·         SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan bimbingan teknis.

b.   SOP Parsial

      Yaitu SOP berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama dan memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.

   Contohnya :

·         SOP penyiapan bahan penyusunan pedoman merupakan bagian (parsial) dari SOP penyusunan pedoman.

·         SOP penyiapan penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan bagian (parsial) dari SOP penyelenggaraan bimbingan teknis.

4.      BERDASARKAN JENIS KEGIATAN

a.    SOP Generik

Yaitu SOP yang kegiatannya memiliki kesamaan langkah sehingga SOP ini bisa di adopsi di unit kerja lain.

Contohnya : SOP pengelolaan keuangan

b.   SOP Spesifik

Yaitu SOP yang kegiatannya memiliki langkah khusus dan tidak dapat diterapkan di unit kerja lain.

Contohnya : SOP pelaksanaan publikasi Hasil Uji Laboraturium X di perusahaan Y berlaku pada laboraturium X diperusahaan Y dan tidak berlaku pada laboraturium lainnya meskipun pada perusahaan Y.

E.     Prinsip Penyusunan SOP

1.      Prinsip efisiensi dan efektifitas,berarti prosedur yang singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan serta memerlukan sumber daya yang paling sedikit.

2.      Prinsip berorientasi, berarti prosedur yang di standarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna.

3.      Prinsip kejelasan, dan kemudahan, berarti SOP disusun dengan jelas,sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.

4.      Prinsip keselarasan, berarti SOP yang dibuat harus selaras dengan SOP lain yang terkait.

5.      Prinsip keterukuran, berarti hasil, waktu dan proses pencapaian pekerjaan dapat diukur kuantitas serta kualitasnya.

6.      Prinsip dinamis, berarti prosedur yang di standarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan yang berkembang.

7.      Prinsip kepatuhan hukum, berarti SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang di standarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

8.      Prinsip kepastian hukum, berarti SOP yang disusun harus ditetapkan oleh pimpinan yang harus ditaati dan harus dilaksanakan serta untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum.

9.      Prinsip transparansi dan keterbukaan, berarti SOP yang dilaksanakan harus jelas dan siap untuk menerima masukan baik dari karyawan maupun masyarakat.

F.      Teknik Penyusunan SOP

1.      Membentuk Tim dan Kelengkapannya

Setiap anggota membentuk tim dan melaksanakan tugasnya masing-masing dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan.

2.      Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim

Anggota tim harus diberi pelatihan yang cukup tentang bagaimana penyusunan SOP agar setiap anggota dapat bekerja dengan baik.

3.      Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit

Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja. Apabila terjadi perubahan para pimpinan unit dapat segera melakukannya.

G.    Prinsip Penerapan SOP

1.      EFISIEN

Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.

2.      KONSISTEN

Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan agar dapat berlangsung dalam berbagai situasi.

3.      KOMITMEN

Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

4.      MENGIKAT

Mengurangi tingkat kesalahan daan kelalaian yang mungkin dilakukan seorang pegawai dalam menjalankan tugas.

5.      PERBAIKAN BERKELANJUTAN

Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan agar lebih baik.

6.      MEMILIKI PERAN PENTING

Memberikan informasi mengenai kualisifikasi kopetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

7.      TERDOKUMENTASI

Seluruh prosedur kerja atau kegiatan dijadikan dokumentasi.

H.    Format SOP

Format SOP yang baik adalah dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan dengan tepat, memfasilitasi dan mengimplementasikan SOP secara konsisten.

            Faktor-faktor yang digunakan sebagai pedoman dasar penentuan format penyusunan SOP adalah sebagai berikut :

·         Jumlah keputusan yang akan dibuat dalam prosedur

·         Jumlah langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur

·         Penentuan pelaksanaan SOP

·         Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP

                                 Isi format SOP secara umum mencakup hal-hal berikut :

1.      Persetujuan

Persetujuan disesuaikan dengan kondisi setiap perusahaan dan harus ada orang yang menandatangani SOP tersebut agar dapat menjadi pedoman/aturan.

2.      Tujuan

Tujuan SOP berisi tentang kepentingan pembuatan SOP.

3.      Definisi

Definisi ini penting untuk di standarisasi agar semua pembaca SOP memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP.

4.      Kebijakan

Yaitu peraturan yang harus disiapkan demi kelancaran pelaksanaan SOP

5.      Penjelasan Prosedur

Penjelasan prosedur dapat dibuat dalam bentuk grafik, gambar, narasi, atau petunjuk teknis ( instruksi kerja yang sederhana) agar SOP mampu mengakomodasi semau kebutuhan pembaca.

6.      Lampiran

Lampiran dalam SOP berupa contoh formulir dan contoh laporan.

Beberapa contoh format SOP :

1.      Langkah sederhana (simple steps)

Simple steps yaitu bentuk SOP paling sederhana, biasanya digunakan jika prosedur yang disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan.

2.      Tahapan berurutan (hierarchical steps)

Merupakan pengembangan dari simple steps dan digunakan ketika prosedur yang disusun lebih dari sepuluh langkah, membutuhkan informasi lebih detail dan sedikit pengambilan keputusan.

3.      Grafik (graphic)

Digunakan ketika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan spesifik dan dengan banyak langkah.

4.      Diagram alur (flowchart)

Berfungsi sebagai alat bantu komunikasi dalam mengambil keputusan yang banyak dan membutuhkan alternative jawaban “ya” atau “tidak”.

Flowchart memiliki kelebihan yaitu :

·         Mendeskripsikan prosedur secara lebih ringkas

·         Memiliki tampilan yang lebih praktis dan lebih menarik dan dapat lebih mudah dimengerti dan digunakan

·         Mampu menguraikan langkah-langkah prosedur yang lebih konsisten.

          Flowchart memiliki dua macam bentuk, yaitu :

a.       Linear flowchart (diagram alur linier)

·         Berbentuk vertikal dan horizontal

·         Cirri utama adalah adanya unsur kegiatan yang disatukan, yaitu pelaksana dan rumusan kegiatan dibuat ringkas dalam bentuk symbol.

b.      Branching flowchart (diagram alur bercabang)

·         Cirri utamanya adalah adanya unsure pelaksana yang dipisahkan dari kolom kegiatan dan deskripsi prosedur kegiatan dilakukan dalam bentuk symbol yang dihubungkan secara bercabang.

                Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat SOP dengan format flowchart :

a.       Setiap kegiatan ditunjukkan dengan jelas dalam urutan yang benar

b.      Kegiatan yang terpotong akan disambung dengan petunjuk yang jelas dengan symbol penghubung standar

c.       Sebaiknya digambar dari atas kebawah dan dimulai dari bagian kiri suatu halaman.

d.      Petunjuk harus jelas dari awal sampai berakhirnya kegiatan

e.       Untuk mewakili suatu pekerjaan masing-masing kegiatan, sebaiknya digunakan satu kata.

A.    Simbol-simbol SOP

Untuk menyusun SOP yang tepat, umumnya menggunakan format flowchart. Simbol-simbol yang digunakan dalam penyusunan flowchart adalah sebagai berikut :             

Nama	Arti	Fungsi
Terminator (kapsul)	Awal atau akhir aliran proses	1.      Simbol buka tutup yang melambangkan awal atau akhir aliran proses. 2.      Petunjuk mulainya kegiatan diberi kata-kata “END” atau “SELESAI” 3.      Untuk awal kegiatan buat anak panah mengarah kebawah pada symbol kapsul dan untuk akhir kegiatan anak panah harus dari atas simbol kapsul 4.       Untuk awal, simbol kapsul terletak diujung kiri, sesuai urutan.
Process (kotak)	Simbol inti satu yang melambangkan kegiatan (eksekusi).	1.      Untuk mendeskripsikan kata kerja yang jelas dan singkat seperti simpan data formulir, ambil data formulir. 2.      Untuk menggambarkan proses pengolahan pada program computer dan logaritma.
Manual input (lantas)	Input yang dimasukkan secara manual	1.      Untuk menggambarkan proses yang melibatkan manusia dan computer seperti memasukkan data kedalam computer 2.      Digambarkan dengan segi empat yang diatasnya miring dan bagian kanan lebih tinggi dari bagian kiri.
Decision (belah ketupat)	Simbol inti dua keputusan dalam program	1.      Untuk mengambil keputusan. 2.      Digunakan untuk satuan peran kegiatan dengan satu simbol. 3.      Menggunakan bentuk pertanyaan “ya” atau “tidak”
Connector       ( anak panah/arrow)	Jalannya suatu proses	1.      Membuat simbol anak panah sesuai dengan pedoman prosedur yang berlaku pada simbol yang dihubungkan 2.      Arah anak panah inti selalu menuju ke sisi atas tengah simbol, sedangkan arah anak panah balikan tergantung pada kondisi yang dihadapi, bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan atau sisi kiri. 3.      Arah anak panah tidak boleh bersilangan. Jika terdapat bersilangan , digambarkan dengan tanda Ω (omega).
Data	Proses input/output (I/O)	1.      Untuk menunjukkan data yang menjadi input atau merupakan output suatu proses.
Off-page connector (segi lima)	Untuk menghubungkan simbol pada halaman yang berbeda atau berganti halaman	1.      Simbol ditulis terlebih dahulu dengan anak panah dari simbol sebelumnya pada halaman yang terputus dan diteruskan dengan anak panah menuju simbol berikutnya pada halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya untuk anak panah balikan. 2.      Apabila gambar yang akan dihubungkan berada pada halaman yang berbeda, gunakan off-page reference yang dilambangkan dengan segi lima, tidak perlu ditulis nomor. 3.      Teks/label untuk connector dapat menggunakan huruf dan off page reference menggunakan angka.
Subprocess atau pre-defined	Menggambarkan langkah lebih terperinci	1.      Untuk mendeskripsikan flowchart sesuai dengan tingkat pimpinan detail/lebih rinci yang kita inginkan, misalnya susunan tingkat manajer pada organisasi kadang hanya perlu gambaran prosedur secara umum, tidak dalam detail teknis.
Document	Menunjukkan proses keberadaan dokumen	1.      Untuk menunjukkan data atau informasi yang masuk atau keluar dari sistem
Connector (on-page)	Lembar/halaman yang sama	1.      Untuk menghubungkan elemen dalam flowchart sebagai pengganti garis 2.      Untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis
Stored data	Lambing segi empat yang sisi tegaknya melengkung ke kiri	1.      Untuk menggambarkan informasi yang disimpan dalam media penyimpanan data secara umum, seperti hard drive, memory card, flash disk, atau media lain
Database	Simbol cakram magnetik	1.      Basis data dan data dalam computer dapat menggunakan stored data 2.      Untuk melambangkan data yang disimpan dalam hard drive 3.      Untuk membedakan data-data yang diakses dari database secara online atau hanay dari komputer
Manual operation	Tidak melibatkan komputer	1.      Digunakan untuk menggambarkan proses atau operasi yang dilakukan secara manual, seperti mengisi formulir atau memeriksa dokumen.

Bab 2. Pengelolaan Waktu Secara Produktif

A.    Pengelolaan Waktu

Dalam arti sempit, waktu adalah sumber daya unik dan sangat berharga. Dalam arti luas, waktu adalah suatu keadaan atau kesempatan yang dimiliki seseorang dalam hidupnya untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, waktu adalah seluruh rangkaian saat proses, perbuatan, atau keadaan berada atau langsung.

Terdapat tiga istilah yang berkaitan dengan waktu dalam bahasa Yunani, yaitu :

1.      Hora, artinya durasi atau jangka waktu untuk menentukan kegiatan, misalnya 5 menit, 1 jam, atau harus selesai tanggal 10 bulan ini.

2.      Chronos, artinya urutan kegiatan waktunya dapat diukur dengan jam, hari, bulan, tanggal atau tahun.

3.      Kairos, artinya waktu yang sangat berharga atau berarti bagi kehidupan karena waktu tidak dapat diputar kembali.

Berikut ini adalah tujuh sifat unik dari waktu, yaitu sebagai berikut :

·         Waktu tidak dapat diputar ulang atau tidak pernah kembali (irreversible)

·         Waktu tidak dapat dipindahkan kepada orang lain (untrasferable)

·         Waktu tidak dapat digantikan oleh apapun (unsubstitutable)

·         Waktu tidak dapat dijual atau dibayar (unpayable)

·         Waktu terus berjalan dan tidak pernah berhenti (unstoppable)

·         Waktu tidak dapat ditabung atau dihemat (unsaveable)

·         Waktu tidak dapat dikurangi atau ditambah (unsubsidence)

          Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa, pengelolaan waktu adalah pengoordinasian dan pengintegrasian sumber daya yang sangat berharga sedemikian rupa sehingga mencapai tujuan tertentu yang diharapkan.

            Ada tiga cara untuk mengatur waktu, yaitu sebagai berikut :

1.      Menetapkan tujuan (a goal)

   Tujuan merupakan sasaran atau target yang ingin dicapai, misalnya target untuk mencapai prestasi dalam belajar,pekerjaan dan sebagainya. Tujuan dapat dibedakan menjadi tujuan jangka pendek, tujuan jangka menengah, dan tujuan jangka panjang.

2.      Membuat perencanaan (planning)

   Perencanaan yang dapat dilakukan dalam mengatur waktu adalah sebagai berikut :

·         Mengatur aktifitas

·         Menentukan prioritas

·         Membuat rencana nyata

·         Membuat agenda harian

3.      Melakukan tindakan (take action)

   Segera mulai pekerjaan sesuai dengan target dan rencana yang telah dibuat. Jika tidak dilaksanakan, semua target dan rencana yang telah dibuat tidak akan berarti apa-apa dan akan berakhir sebagai catatan saja.

B.    Pengertian Pengelolaan Waktu

Berikut ini adalah pengertian manajemen waktu menurut beberapa ahli :

·         Iman Muliana

Manajemen waktu adalah perencanaan, pengorganisasian,penggerakan, dan pengawasan produktifitas waktu.

·         Rosemary McMahon

Dalam bukunya Manajemen Pelayanan Kesehatan (1999), manajemen waktu adalah pengaturan sasaran dan pencapaian tujuan sebelum seseorang mengelola waktu.

·         Harold Taylor

Manajemen waktu adalah pencapaian sasaran utama kehidupan sebagai hasil dari menyisihkan kegiatan yang tidak berarti dan sering memakan banyak waktu.

·         B.L. Marquis dan C. J Huston

Manajemen waktu adalah membuat penggunaan yang ada secara optimal.

·         Srijani

Dalam bukunya Etika Membangun Sikap (2007), manajemen waktu adalah aktivitas memanfaatkan waktu yang tersedia untuk mencapai tujuan.

            Berdasarkan definisi-definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu adalah proses pencapaian suatu tujuan tertentu yang telah ditentukan dengan mengatur waktu sebagai sumber daya tertentu secara efektif dan efisien.

Berikut ini langkah-langkah dalam mengelola manajemen waktu, adalah sebagai berikut:

1.Buatlah daftar pekerjaan (to do list) dengan menggunakan kalender per hari, per minggu dan per bulan , dengan membuat daftar target pekerjaan untuk jangka pendek dan jangka panjang .

1.      Tuliskan hal yang akan dikerjakan atau dilakukan sehari-hari

2.      Tuliskan tujuan atau sasaran utama berdasarkan skala prioritas.

3.      Kerjakan tugas mulai dari daftar teratas terus ke daftar di bawahnya.

4.      Perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan.

5.      Bagilah sebuah tugas besar dalam beberapa tugas kecil.

6.      Tetapkan alokasi waktu serta target yang akan dicapai sesuai dengan prioritas yang telah ditentukan

7.      Jangan menunda pekerjaan.

8.      Lakukan evaluasi. Periksa batas waktu penerapannya pada jadwal yang telah dibuat.

C.    Manfaat Pengelolaan Waktu

Mengatur atau mengelola waktu merupakan hal yang baik agar waktu dapat dimanfaatkan secara produktif, dengan adanya pengelolaan waktu, anda dapat mengetahui tujuan dengan jelas, memiliki rencana untuk mencapai tujuan, serta dapat memilah hal-hal yang menjadi prioritas untuk dilakukan.

Manfaat lain dari adanya pengelolaan waktu, yaitu sebagai berikut :

1.      Meningkatkan disiplin diri

2.      Menagtur kegiatan pribadi dengan efektif dan efisien sehingga mampu memberikan hasil kerja optimal.

3.      Meningkatkan produktifitas kerja dan menghasilkan kinerja yang bagus dan baik

4.      Menentukan skala prioritas pekerjaan

5.      Merencanakan program jangka waktu

6.      Menghindari rasa sesal, kecewa atau stres karena gagal mencapai tujuan akibat tidak dapat mengelola waktu dengan baik.

D.    Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengelolaan Waktu

Taylor,seorang ahli dalam bidang manajemen mengemukakan faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan waktu, yaitu sebagai berikut :

1.      Jenis kelamin

Kaum perempuan memiliki manajemen waktu lebih banyak daripada laki-laki karena perempuan lebih banyak mengisi waktu dengan berbagai kegiatan dibandingkan dengan laki-laki yang lebih suka bersantai atau tidur.

2.      Usia

Usia sangat berperan penting dalam manajemen waktu karena semakin tua usia seseorang,maka semakin baik pula kemampuan manajemen waktunya, dan karena pengalaman ikut berperan juga.

3.      Pengaturan diri

Dengan pengaturan atau pengendalian diri yang tinggi, kita sudah dapat membuat manajemen dengan baik dan dapat memilih mana pekerjaan yang penting untuk terlebih dahulu diselesaikan.

4.      Motivasi

Jika kita memiliki motivasi yang tinggi maka semakin tinggi pula manajemen waktunya.

5.      Pencapaian tujuan

Semakin tinggi tekad untuk mencapai tujuan dengan baik, semakin baik pula pengelolaan waktunya.

E.     Prinsip-Prinsip Pengelolaan Waktu

Pengelolaan waktu dimulai dari menetapkan sasaran atau tujuan, merencanakan waktu, mengalokasikan dan menganalisis waktu yang dibutuhkan . Dalam mengelola waktu dengan tepat harus memperhatikan beberapa hal dasar, sebagai berikut :

1.      Luangkan waktu untuk merencanakan dan menetapkan prioritas.

2.      Selesaikan tugas berprioritas tinggi.

3.      Selesaikan tugas sebelum memulai tugas selanjutnya.

4.      Prioritaskan kembali pekerjaan yang belum selesai berdasarkan informasi terkait.

     Berikut ini adalah prinsip-prinsip manajemen waktu yang dapat dijadikan landasan dalam mengelola waktu :

1.      J. J. Reza dalam bukunya Manage Your Ttime For Success mengungkapkan prinsip pengelolaan waktu harus memiliki sasaran, dan sasaran tersebut haruslah SMART, yang artinya :

·         Specific (sasaran harus spesifik)

Rencana yang dibuat untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan harus dibuat secara jelas dan terperinci.

·         Measurable (sasaran harus terukur)

Dalam mengelola waktu anda haus dapat menganalisis dan mengatur waktu yang ditentukan.

·         Attainable (sasaran dapat dicapai)

Tujuan harus dapat dicapai dengan mengetahui kondisi internal anda.

·         Realistic (sasaran harus sesuai dengan kemampuan)

Sasaran atau tujuan harus sesuai dengan sumber daya yang dimiliki dan masuk akal.

·         Time-Bound (sasaran dibatasi oleh waktu)

Sasaran harus terikat waktu tertentu.

2.      Dr. Yan Yager , dengan prinsip manajemen waktu sebagai berikut :

a.       Tetapkan sasaran atau tujuan yang ingin dicapai.

b.      Selalu berusaha atau aktif untuk mencapai tujuan.

c.       Lakukan sesuatu berdasarkan skala prioritas.

d.      Fokus pada sasaran yang ingin dicapai.

e.       Tentukan batas waktu yang realities.

f.       Lakukan sekarang juga atau DO IT NOW, merupakan singkatan dari :

·         D (Divide), yaitu membagi tugas yang besar menjadi beberapa bagian tugas.

·         O (Organize), yaitu cara mengatur sumber daya dan melaksanakan tugas sesuai dengan sasaran.

·         I (Ignore), yaitu mengabaikan interupsi yang mengganggu pelaksanaan tugas.

·         T (Take), yaitu meluangkan waktu sendiri untuk belajar, agar dapat meningkatkan prestasi dalam melaksanakan tugas.

·         N (Now), yaitu mengerjakan tugas yang mendekati waktu yang sudah ditentukan. Jangan menunda untuk menyelesaikannya.

·         O (Opportunity), yaitu mempunyai kesempatan untuk memanfaatkan waktu luang.

·         W (Watch Out), yaitu waspada terhadap waktu yang terbuang, baik secara internal ataupun eksternal.

g.      Selalu menjaga keseimbangan kehidupan dalam melaksanakan aktifitas yang rutin.

F.     Teknik Pengelolaan Waktu

1.      Menentukan urutan prioritas

Urutan prioritas adalah daftar pekerjaan yang harus didahulukan atau diutamakan. Sedangkan skala prioritas adalah urutan kegitan yang dilaksanakan berdasarkan waktu penyelesaiannya.

Langkah pertama dalam menentukan urutan prioritas adalah membagi keperluan berdasarkan waktu yang dikerjakan. Terdapat tiga kategori yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut :

a.       Jangan dikerjakan (don’t do) karena pekerjaannya membutuhkan waktu lama.

b.      Kerjakan nanti (do later) atau menunda pekerjaan karena :

·   Batas waktu pengumpulan masih lama

·   Pekerjaan terlalu sulit sehingga tidak ingin memulainya

·   Tugas terlalu banyak sehingga tidak tahu harus memulai darimana

c.       Kerjakan sekarang (do now) karena pekerjaan tidak bisa ditunda.

            Dalam menentukan urutan prioritas harus memperhatikan kepentingan dan keterdesakan aktifitas atau pekerjaan, mulai dari yang paling penting dan mendesak,penting dan tidak mendesak,pekerjaan yang mendesak dan tidak penting, kemudian pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak.

a.      Mendesak dan penting, artinya bentuk pekerjaan yang harus segera dilakukan dan tidak dapat ditunda . contohnya : mengerjakan tugas sekolah yang harus diserahkan besok.

b.      Penting, artinya bentuk pekerjaan yang sudah dijadwalkan dengan baik dan rutin. Contohnya : ekstrakulikuler.

c.      Mendesak dan tidak penting, artinya bentuk kegiatan tidak penting tetapi harus dilakukan. Contohnya : berbelanja.

d.     Tidak mendesak dan tidak penting, artinya bentuk kegiatan yang dilakukan secara berlebihan dan kepentingannya rendah. Contohnya : membaca novel

2.      Melakukan delegasi

Pendelegasian yaitu pelimpahan sebagian tugas dan pekerjaan kepada orang yang tepat dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi waktu kerja dan efektifitas kinerja. Langkah-langkah pendelegasian adalah sebagai berikut :

a.       Pilih orang yang tepat dan punya antusias untuk melaksanakan tugas.

b.      Berikan surat mandate atau pelimpahan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas.

c.       Beri penjelasan dan identifikasikan tugas yan g akan didelegasikan.

d.      Tunjukkan kepedulian dan kepercayaan terhadap tugas tersebut.

e.       Jelaskan hal yang ingin dicapai dan manfaat yang diperoleh jika mengerjakaan tugas tersebut.

f.       Memiliki catatan tentang tugas, siapa yang melaksanakan, serta tanggal memberikan tugas dan batas waktunya.

g.      Awasi, apabila ada penyimpangan atau kekurangan sehingga dapat diperbaiki.

h.      Evaluasi, untuk mengetahui bawahan yang berpotensi dan kelak bisa dipromosikan untuk menduduki suatu jabatan.

i.        Tentukan metode laporan.

j.        Berilah penghargaan terhadap hasil yang dicapai.

         Tujuh alasan pentingnya melakukan pendelegasian dalam sebuah perusahaan, yaitu sebagai berikut :

a.       Menghemat waktu.

b.      Memotivasi dan membantu mengembangkan keahlian bawahan.

c.       Melancarkan kegiatan organisasi.

d.      Meningkatkan produktifitas dan mengembangkan organisasi atau perusahaan.

e.       Bawahan dapat belajar bertanggung jawab.

f.       Meningkatkan kepercayaan diri.

g.      Meningkatkan inisiatif.

3.      Memiliki perilaku asertif

Orang yang berani dan jujur berkata “tidak” adalah orang yang memiliki perilaku asertif. Menurut Horgie (1990), Stresterhim dan Boer (1980), Asertif (dari kata assertiveness atau assertion) adalah orang yang memiliki kepercayaan diri yang baik sehingga dapat mengungkapkan pendapat dan ekspresi. Oleh karena itu, asertif dapat diartikan sebagai jelas, sopan, santun, dan tidak mengganggu hak orang lain.

Unsur-unsur dari sikap asertif adalah sebagai berikut :

·         Terbuka dan jelas

·         Langsung dan jujur

·         Bersikap sopan dan santun

·         Ada feedback

                Adapun cirri-ciri perilaku asertif adalah sebagai berikut :

·    Selalu terbuka dan jujur.

·    Berhati-hati untuk menolak pekerjaan.

·    Selalu mendengarkan pendapat orang lain dan memahaminya.

·    Mampu menghargai diri sendiri dan orang lain.

·    Mampu mengatasi secara lose-win solution.

·    Mampu mencari solusi dan keputusan terhadap hal-hal yang tidak sepaham.

·    Selalu menyatakan pendapat pribadi tanpa bermaksud melukai perasaan orang lain.

·    Mampu mempertahankan harga diri dan menunjukkan rasa hormat kepada orang lain.

G.    Evaluasi Pengelolaan Waktu

1.      Pengertian evaluasi penggunaan waktu

Berikut adalah beberapa definisi evaluasi menurut para ahli :

·         Muhibin Syah

Evaluasi adalah penilaian terhadap tingkat keberhasilan seseorang dalam sebuah program.

·         Suharsimi Arikunto

Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil keputusan.

·         Tague-Sutclife

Evaluasi bukan sekedar menilai suatu aktifitas secara spontan dan insidentasl, melainkan kegiatan untuk menilai secara sistematis dan terarah berdasarkan tujuan yang jelas.

·         Azwar

Evaluasi adalah suatu proses yang teratur dan sistematis dalam membandingkan hasil yang dicapai dengan tolak ukur atau criteria yang telah ditetapkan, kemudian dibuat suatu kesimpulan.

          Berdasarkan definisi-definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis untuk menilai kinerja seseorang, yang akan bermanfaat dalam rangka pengambilan keputusan terhadap implementasi dan efektifitas suatu kegiatan.

            Sementara itu, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, waktu adalah seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan atau keadaan berada atau langsung. Jadi evaluasi penggunaan waktu adalah suatu proses untuk menentukan nilai hasil dari suatu kegiatan yang telah dikerjakan dengan tujuan dan dengan waktu yang ditentukan.

2.      Tujuan evaluasi penggunaan waktu

Tujuan evaluasi penggunaan waktu dalam suatu perusahaan adalah untuk menilai seluruh kegiatan yang telah dilakukan oleh karyawan dalam melaksanakan tanggung jawabnya.

3.      Manfaat evaluasi penggunaan waktu

·         Mengetahui berapa waktu yang digunakan untuk menghasilkan pekerjaan yang terbaik.

·         Mengetahui berapa waktu yang digunakan untuk melaksanakan satu jenis kegiatan.

·         Mengetahui berapa waktu yang digunakan untuk membaca, memahami dan belajar.

·         Mengetahui berapa waktu perjalanan anda menuju tempat kerja atau sekolah dan pulang kembali ke rumah.

·         Mengetahui berapa waktu yang digunakan untuk beristirahat, berolahraga dan bersantai.

·         Mengetahui berapa waktu yang digunakan untuk keluarga dan untuk bersosialisasi dengan masyarakat.

Bab 3. Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran

A.    Hakikat Otomatisasi

1.      Pengertian Otomatisasi Kantor

Kata otomatisasi berasal dari Bahasa Inggris automation, yang berarti penggunaan peralatan otomatis. Kata tersebut sepadan dengan mechanization , yang berarti menerapkan sistem mekanis dan computerization,atau penggunaan dan pemanfaatan komputer.

Otomatisasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berasal dari kata “otomatis” yang berarti bekerja dengan sendirinya.

Otomatisasi kantor sering juga disebut sebagai Office Automation (OA). Berikut ini adalah beberapa pengertian Office Automation menurut para ahli, yaitu sebagai berikut :

·         G. R. Terry

Otomatisasi berarti pengaturan dengan satu mesin atau lebih yang dijalankan tanpa pengikutsertaan manusia, kecuali untuk menekan tombol penggerak. Pengaturan tersebut menggunakan peralatan atau mesin-mesin yang memiliki kecepatan tinggi.

·         McLeod

Otomatisasi kantor adalah semua sistem elektronik formal dan informal, terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam atau diluar perusahaan.

·         Sedarmayanti

Otomatisasi adalah cara pelaksanaan otomatis dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan seefisien mungkin sehingga bahan dan sumber daya yang ada dapat digunakan secara maksimal.

·         Azhar Susanto

Otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan produktifitas karyawan.

·         Menteri Pendayagunaan Negara dalam Surat Keputusan No. 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Internet di Lingkungan Instansi Pemerintah

Otomatisasi perkantoran di istilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office). Artinya, keberadaan aplikasi perkantoran mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN).

            Berdasarkan definisi-definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa otomatisasi perkantoran adalah penggunaan teknologi atau peralatan kantor secara elektronik dalam melaksanakan pekerjaan kantor agar tercipta efisiensi, efektifitas dan produktifitas kerja.

2.      Tujuan Otomatisasi Kantor

a.       Menggabungkan penerapan teknologi

b.      Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

c.       Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan

d.      Meningkatkan komunikasi yang baik antarmanager

e.       Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat

3.      Manfaat Otomatisasi Kantor

a.       Pendapatan lebih tinggi

b.      Membantu pemecahan masalah dalam tim

c.       Membantu dalam komunikasi bisnis

B.    Dampak Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran

     Banyak aktifitas yang dapat dilakukan hanya dengan menggunakan smartphone saja antara lain membayar listrik, membayar tagihan telepon, pembelian barang dan tiket. Kemudahan dalam otomatisasi ini membuat pembayaran tagihan dapat dilakukan dari mana saja. Mereka cukup menggunakan smartphone yang dapat memangkas biaya transportasi menuju tempat pembayaran dan waktu yang dihabiskan untuk menuju dan mengantre di loket pembayaran.

     Dalam bidang administrasi perkantoran, adanya otomatisasi kantor juga membawa banyak perubahan , antara lain sebagai berikut :

·         Sekretaris dapat membuat surat secara cepat dengan menggunakan komputer. Kesalahan dalam pengetikan dapat langsung diperbaiki. Selain itu, surat dapat langsung di cetak menggunakan printer sehingga proses pembuatan surat tidak memakan waktu lama.

·         Pengiriman surat tidak harus melalui kurir atau jasa pengirim surat, tetapi dapat langsung melalui e-mail sehingga lebih efisien.

·         Komunikasi melalui telepon tidak harus dilakukan dari kantor, tetapi dapat dilakukan dari mana saja secara mobile.

·         Pertemuan atau rapat tidak harus berkumpul dalam satu tempat, tetapi dapat dilakukan dengan audio atau video conference dari tempat yang berjauhan.

·         Penyimpanan dokumen tidak selalu dalam bentuk kertas, tetapi dapat dalam bentuk digital sehingga lebih hemat kertas dan tempat.

·         Proses perekaman data atau kegiatan tidak lagi harus tertulis.

·         Kegiatan promosi dan kehumasan dapat dilakukan melalui website perusahaan.

1.      Dampak Positif Otomatisasi Perkantoran

a.       Pekerjaan lebih cepat dan rapi

Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan dilakukan menggunakan peralatan kantor yang semakin lama semakin canggih. Pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat, rapi, dn akurat dengan bantuan mesin.

b.      Penanganan informasi menjadi lebih mudah

Otomatisasi kantor mempermudah dan mempercepat penanganan informasi. Berbagai informasi dapat diperoleh dari berbagai sumber dalam hitungan detik.

c.       Kesalahan-kesalahan dapat cepat diperbaiki

Dengan adanya otomatisasi, kesalahan-kesalahan pada pekerjaan kantor dapat diminimalisi atau bahkan tidak terjadi sama sekali.

d.      Bertambahnya kesempatan pekerjaan dalam bidang pemeliharaan peralatan

Penerapan otomatisasi yang mengunakan mesin memunculkan kebutuhan akan tenaga kerja yang menangani pemeliharaan mesin. Semakin banyak penerapan otomatisasi digunakan, semakin diperlukan juga kebutuhan akan tenaga kerja. Banyaknya tenaga kerja yang dapat diberdayakan tentu dapat mengurangi tingginya tingkat pengangguran.

e.       Waktu kerja menjadi lebih singkat

Penggunaan mesin bertekhnologi dalam otomatisasi akan mempercepat proses pekerjaan. Hal ini berpengaruh pada durasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

f.       Pekerjaan menjadi lebih ringan

Dengan adanya otomatisasi, volume kerja atau jenis pekerjaan dapat dikurangi.

g.      Pelayanan perkantoran lebih luwes

Jika ingin membeli selembar tiket perjalanan kereta api jarak jauh, calon penumpang harus antre berjam-jam lamanya di stasiun kereta. Namun, dengan adanya otomatisasi, saat ini sistem penjualanan tiket dapat dilakukan secara online sehingga tidak perlu lagi mengantre berjam-jam yang belum tentu juga berakhir dengan mendapatkan tiket.

2.      Dampak Negatif Otomatisasi Perkantoran

a.       Karyawan cenderung bergantung pada mesin (Machine-Minded)

Otomatisasi kantor yang terkait erat dengan pengunaan mesin tentunya berpengaruh terhadap pola kerja karyawan. Karyawan menjadi lebih malas berfikir tentang bagaimana caranya membuat surat yang baik karena hanya meng-copy paste dari internet. Selain itu penggunaan komputer dan internet memungkinkan karyawan mengerjakan kegiatan yang tidak berkaitan dengan pekerjaan kantor, seperti bermain games dari komputer atau menjalankan aplikasi media sosial melalui komputer. Hal ini dapat memperlambat selesainya pekerjaan dan akhirnya mengurangi produktifitas.

b.      Timbulnya masalah kesehatan

Penggunaan komputer dalam waktu yang lama juga berpengaruh terhadap ergonomic tubuh. Bekerja dengan komputer membuat karyawan lebih banyak duduk sehingga membuat tulang cenderung lemah, mudah lelah, sering kesemutan dan tidak kuat berdiri terlalu lama.

c.       Kurangnya interaksi sesame karyawan

Otomatisasi menyebabkan karyawan menjadi lebih lama menggunakan mesin dan waktu bersosialisasi dengan teman kerja berkurang. Maka hal ini akan membuat karyawan cenderung menjadi individualis, egois dan kurang empati terhadap sesama. Untuk itu, pihak manajemen perlu mengadakan refreshing atau gathering karyawan untuk mengurangi dampak negatif.

d.      Berimplikasi pada perusahaan

Implikasi terhadap perusahaan adalah perusahaan juga harus mengikuti perkembangan tekhnologi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perusahaan harus mau menyesuaikan diri terhadap kemajuan tekhnologi serta mengeluarkan biaya untuk pengadaan tekhnologi dan pemeliharaannya

e.       Diperlukan waktu untuk beradaptasi dengan perusahaan

Sosialisasi perubahan kepada seluruh karyawan merupakan hal yang harus terlebih dahulu dilakukan dengan tujuan karyawan dapat memahami, mengerti dan mau menjalankan perubahan tersebut.

f.       Menimbulkan keresahan di pihak karyawan

Dengan adanya otomatisasi kantor, pekerjaan yang semula dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu lebih lama dapat dilakukan dengan mesin dan dalam waktu yang lebih cepat. Hal ini membuat karyawan yang merasa  memiliki pengetahuan dan keterampilan terbatas posisinya tak lagi dibutuhkan karna akan digantikan dengan mesin.

g.      Belum tersedianya software yang dibutuhkan

Ketiadaan atau kesulitan dalam mendapatkan software mengakibatkan menurunnya kinerja peralatan kantor dalam penerapan otomatisasi.

Bab 4. Penerapan Otomatisasi Dalam Administrasi Perkantoran

A.    Pengguna Otomatisasi Kantor

Pada dasarnya, otomatisasi kantor digunakan oleh semua personal kantor atau orang yang bekerja di kantor. Namun terdapat empat pengguna utama yang paling banyak menggunakannya, yaitu :

1.      Manajer

Manajer merupakan orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan fungsi-fungsi manajerial, seperti merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan mengontrol aktifitas kerja di kantor.

2.      Professional

Merupakan orang yang bekerja sesuai dengan keahlian yang dimilikinya, seperti dokter, guru dan sebagainya.

3.      Sekretaris

Sekretaris merupakan orang yang bekerja dan dipercaya membantu pimpinan melaksanakan pekerjaan di bidang administrasi atau tugas-tugas lain.

4.      Pegawai Administrasi kantor

Pegawai administrasi kantor merupakan pegawai yang bekerja di bidang administrasi secara umum atau mereka yang bekerja di  bidang ketatausahaan sehingga sering juga disebut staf  administrasi.

B.     Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

1.      Pengolah Kata (word Processing)

Pengolah kata merupakan penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen, baik yang ditik maupun yang dicetak.

2.      Surat Elektronik (E-mail)

Surat elektronik merupakan penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pengguna untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

3.      Pesan Suara (Voice Mail)

Voice mail merupakan pengiriman pesan yang dilakukan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon. Pesan yang telah masuk ke voice mail dapat didengar kembali dengan cara menghubungi nomor voice mail menggunakan telepon.

4.      Kalender Elektronik (Electronic Calendering)

Kalender elektronik merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan menyusun agenda acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik hanya menyusun terjadinya komunikasi, bukan untuk mengomunikasikan informasi.

5.      Konferensi Audio (Audio Conference)

Konferensi audio merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio dengan orang-orang yang tersebar secara geogrsfis dengan tujuan melaksanakan konferensi.

6.      Konverensi Video (Video Conference)

Konferensi video merupakan penggunaan peralatan televise yang mengirim dan menerima sinyal audio dan video untuk menghubungkan para peserta konferebsi yang tersebar secara geografis. Dengan adanya konferensi video, orang yang berada di suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang lain yang berada di lokasi berbeda.

Ada tiga konfigurasi yang umum digunakan, yaitu :

·         Video satu arah dan audio satu arah.

·         Video satu arah dan audio dua arah.

·         Video dan audio dua arah.

7.      Transmisi Faksimile/FAK (Faximile Transmission)

Transmisi facsimile merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain.

8.      Teks Bergerak atau Videoteks (Video Text)

Videoteks merupakan pelayanan data melalui jaringan yang menyangkut kegiatan seperti jadwal kereta api, pesawat terbang dan lain-lain. Informasi tersebut berupa tulisan alphanumeric dan grafis yang ditampilkan pada layar CRT, LCT atau LED.

9.      Image Storage and Retrieval

Image storage and retrieval merupakan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder.

10.  Desktop Publishing (DTP)

Desktop publishing merupakan penggunaan komputer dan perangkat lunak untuk membuat tampilan visual dari ide dan informasi dalam output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan dengan typesetting.

C.     Pertimbangan Otomatisasi Kantor

Penerapan otomatisasi kantor memudahkan penggunanya menyelesaikan pekerjaan. Otomatisasi kantor juga memungkinkan pengguna dapat melaksanakan pekerjaan kantor dilokasi mana saja selama lokasi tersebut memiliki PC, laptop, atau smartphone yang terhubung dengan jaringan internet. Kantor seperti ini disebut dengan kantor virtual (virtual office).

Kelebihan dari kantor virtual adalah :

1.      Efisiensi waktu

2.      Efisiensi tempat

3.      Efisiensi biaya

4.      Jaringan komunikasi formal

5.      Pengurangan penghentian proses kerja

Kekurangan dari kantor virtual adalah :

1.      Kurangnya rasa memiliki

2.      Rendahnya semangat kerja

3.      Tekanan keluarga

2.2.2          Kelebihan dan Kelemahan Buku 1

Adapun yang menjadi kelebihan pada buku 1, yaitu sebagai berikut :

·         Materi yang terkandung Tersusun dengan rapi dan  dapat dengan mudah dimengerti.

·         Mampu  menyajikan ide-ide kreatif yang sangat detail dan motivasi dalam belajar mengajar.

·         Secara fisik, penampilan buku menarik dengan  kualitas bahan yang cukup bagus.

      Selain kelebihan diatas,  adapun yang menjadi kelemahan pada buku 1, yaitu sebagai berikut :

·         Walaupun mudah dimengerti, tetapi isi materi dalam buku ini terlalu banyak.

·         Terlalu banyak pendapat para ahli, jadi sulit untuk menghafalnya.

 2.2.3        Kesimpulan

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa materi pada buku 1  terlalu banyak, walaupun demikian kalimatnya mudah dipahami. Tetapi, sulit untuk menghafal nama-nama para ahli dan isi definisinya yang ada didalam materi .